По моим ощущениям, прошедший фестиваль был всем хорош.
Кроме того, что балансировал на грани минуса по бюджету. И это не первый раз.
Вы спросите, почему? Я отвечу.
Все нижеприведенное - пока еще мое частное мнение, но я буду продвигать в ОК эти вопросы.
Плач одного организатора, который не может молчать, когда ему обидно. Относится не ко всем, а только к тем, кто узнает в героях поста себя.Дело в том, что - вы, конечно, можете мне не верить, но - СЗ по сравнению со многими мероприятиями очень ориентирован на своих участников. На то, чтобы им было удобно. Поэтому мы заканчиваем прием заявок и взносов впритык к дням фестиваля. Поэтому мы позволяем заявившимся досдавать взносы прямо на фестивале.
И именно поэтому пролетаем по деньгам.
Немного статистики - в этом году подали заявки, но не заплатили взнос и не приехали на фестиваль (но не стали снимать заявки заранее!) более 50 человек. То есть про них мы только на фестивале узнали, что они не приедут. Эмпирически, так сказать - потому что вечер субботы, а их нет!
Из них, не могу не отметить с долей яда, 27 человек - из Ярославля. А городов у нас больше 15! Для сравнения, по Вологде, например, недозаезд - 0.
Все представляют, сколько будет 50 с лишним взносов в рублях?
Кроме этого - сколькие из вас платят взнос в последний момент? Или не в последний, но в январе?
По итогам "доходная часть бюджета", то есть сумма, которую мы реально получаем от участников, вырисовывается в последнюю неделю фестиваля, а окончательно становится ясна только в фестивальную субботу.
А основные траты, такие как приглашение музыкальных групп, аренда аппаратуры, снэки для бара, приглашение учителей танцев из дальних городов, призовые фонды конкурсных мероприятий - закладываются в октябре-ноябре.
И вот смотрите, что происходит, когда мы формируем бюджет и планируем расходы.
У нас есть несколько вариантов:
- Поставить точку безубыточности низко, скажем, 45% оплаченных заявок, и рассчитывать на то количество взносов, которое точно будет, даже если случится что-то глобальное типа большого недозаезда. Плюс - это будет практически гарантированная сумма и мы не будем пить успокоительное, сводя бюджет перед фестивалем. Минус - мы сделаем меньше красивого и интересного, а если участники все-таки приедут и сдадут много денег, деньги останутся. Не, мы их по чесноку раздадим обратно или оставим на следующий год. Всех это устроит?
Итог - организаторы перестают бояться за кошелек, но фестиваль будет хуже.
- Поставить точку безубыточности высоко, скажем, 75% оплаченных заявок, но ничего не организовывать и не тратить, пока она не будет пройдена. Плюсы - гарантия от лишних трат. Минусы - ну все мы понимаем, что в последний момент много не наорганизуешь. Аппаратура - какая на складе у арендодателя останется, группы и приглашенные мастера - какие в этот момент свободны будут и кому не лень подорваться. Конкурсы тоже будем перед самым фестом заявлять - готовьтесь, дорогие участники, в последнюю ночь.
Итог - организаторы перестают бояться за кошелек, но фестиваль будет хуже.
- Всеми силами стимулировать участников сдавать заявки и взносы раньше. Мне пока видится такой комплекс мер.
а) прием взносов заканчивается не позже чем за две недели до фестиваля
б) сдача раньше всяко поощряется. В этом году кто платил до 1 декабря - платили меньше, и несколько десятков людей разумно воспользовались этой возможностью. Сделаем традицией
в) сдача позже всяко порицается. Скажем, сдавшим до Нового года гарантируем возврат взносов, если они заблаговременно сообщат, что не едут (хотя бы за два-три дня до фестиваля). Сдавшим в январе не гарантируем. Естественно, вернем, что сможем. Но только после того как закроем бюджет и только из того, что осталось.
г) за неприезд без предупреждения порицать особо сурово. Ну блин, дорогие мои! Многие из вас еще в четверг-пятницу со мной общались и ничего не сказали, а в субботу просто взяли и не приехали! Я понимаю, бывают форс-мажоры, заболел, там, на работу вызвали. Но я не верю, что внезапный форс-мажор случился аж у 27 человек в одном городе одновременно!
Итог - организаторы боятся за кошелек гораздо меньше, фестиваль не страдает, от участников требуется чуточку больше напряга, но ничего непосильного, все в рамках вежливости (сдать деньги заранее, в случае неприезда - заблаговременно предупредить и потом получить свои деньги обратно).
Я не вижу варианта лучше.
Я верю, что в этом нет злого умысла, что многие из вас просто не задумывались раньше о том, что ваш неприезд ударяет по фестивалю. Фестиваль делают не организаторы, а все участвующие. Кто-то скидывается в общий котел деньгами (взносами), кто-то, так сказать, "натурой" (мероприятиями, своим трудом и силами).
Но в итоге неприезд без предупреждения, как и несдача взносов своевременно - это самое неуважение, о котором в последнее время много говорят большевики. Давайте не будем в него скатываться.Словом, вот. Пока это досужие размышления одного организатора. Но изменения грядут, потому что делать фестиваль не только своими силами
(не скажу, что часто, но регулярно мы все равно натыкаемся на потребительское отношение в духе "я еще посмотрю, стоит ли ваш фестиваль моих 400 рублей"), но еще и за свой счет, скидываясь тысяч по пять-десять-двадцать - это уж, простите, никакого энтузиазма нет.
-
-
31.01.2013 в 12:57За тем он и писАлся.
Также мне очень хотелось проявить "человечность" самой и предупредить о грядущих изменениях в системе заявок и взносов, пояснив их причины. А не объявить их в октябре "сюрпризом" и ниипет. Это вежливо, я считаю. Хоть и необязательно.
Потому что одних - уже не исправишь, да еще пополнение каждый год в РД с разной степенью дисциплинированности и понимания.
А я верю в людей. Верю, что многие просто не задумывались о том, что проблему создают. Просто не придали значения. А теперь придадут и впредь не допустят.